El software PaperStream Capture Pro captura y procesa documentos de forma inteligente, mejorando la precisión y la fiabilidad de la extracción de información, incluso cuando los documentos son de baja calidad. Así, ayuda a que los sistemas de inteligencia artificial reciban datos de calidad, contribuyendo a reducir errores, optimizar flujos de trabajo y proteger el retorno de la inversión.
En logística, el papel sigue siendo útil en ciertos procesos, desde los muelles y las rutas hasta los entornos con conectividad limitada. Además, convive con documentación que no siempre está disponible en formato digital. Los escáneres profesionales RICOH fi Series procesan lotes mixtos sin que sea necesario separar previamente los documentos por tipo o formato, facilitando la captura en almacenes y muelles.
La inteligencia artificial se incorpora progresivamente a la gestión empresarial, pero su capacidad para automatizar procesos depende de que haya datos fiables y accesibles. En logística, parte de esa información sigue llegando mediante albaranes, facturas, pedidos, etiquetas, documentos de transporte y justificantes de entrega.
Capturar información desde el origen
El papel no es solo documentación pendiente de digitalizar: continúa siendo eficiente en determinados procesos, especialmente en muelles, rutas, zonas con conectividad limitada o situaciones en las que no siempre se dispone de tecnología. También hay documentos que no están necesariamente en formato digital, como algunos relacionados con mercancías peligrosas o permisos de acceso.
PFU (EMEA) Limited, la división de escáneres de RICOH, considera la captura inteligente uno de los primeros pasos para que la logística pueda aprovechar la IA. Su planteamiento no consiste en eliminar el papel cuando sigue siendo útil, sino en incorporar su información a los procesos digitales cuando sea necesario.
Según los últimos datos disponibles del Instituto Nacional de Estadística (INE), correspondientes al primer trimestre de 2025, el 21,1 % de las empresas españolas con 10 o más empleados utiliza tecnologías de inteligencia artificial, frente al 12,4 % del año anterior. Además, el 63,6 % utiliza software ERP y el 44,3 % servicios cloud de pago. El avance de estas tecnologías aumenta la importancia de contar con información de calidad desde el origen.
Jesús Cabañas, Regional Sales Manager de PFU (EMEA) Limited Iberia, explica que el potencial de la inteligencia artificial puede verse limitado si la información que alimenta los sistemas es incompleta o incorrecta. En logística, donde conviven documentos físicos y digitales, señala que es necesario capturar datos de calidad desde su origen para integrarlos de forma fiable en los sistemas de la empresa.
De los documentos a los datos utilizables
La estrategia de PFU parte de que digitalizar un documento no consiste solo en crear una copia digital. Su valor reside en poder reconocer, clasificar y extraer la información que contiene para utilizarla después.
Por ejemplo, un albarán recibido con una mercancía puede capturarse, procesarse mediante OCR, extraerse sus datos y vincularse a la operación correspondiente. El mismo procedimiento puede aplicarse a pedidos, facturas, etiquetas, justificantes de entrega y otros documentos relacionados con el transporte.
No todos los documentos ni todos los datos requieren el mismo tratamiento. En algunos procesos, leer un dato concreto —como el contenido de un código QR— en el punto de entrada permite incorporarlo de inmediato al flujo de trabajo y evita que esa información tenga que esperar a etapas posteriores de procesamiento.
Soluciones de software como PaperStream Capture Pro permiten capturar y procesar documentos de forma inteligente, y contribuyen a mejorar la precisión y fiabilidad de la extracción de información, incluso en documentos de baja calidad. Al facilitar que los sistemas de IA reciban datos de calidad, la captura documental puede formar parte de los procesos de inteligencia artificial de principio a fin y ayudar a las organizaciones a maximizar el retorno de su inversión, sin sustituir de una vez todos sus procesos existentes.
Por eso, el punto de captura tiene especial importancia: cuanto antes se obtiene información fiable, antes puede incorporarse a los sistemas de gestión y utilizarse en la cadena de suministro.
Escáneres y software para el punto de operación
Los escáneres profesionales RICOH fi Series son uno de los puntos de entrada de esta información y permiten atender tanto puestos de trabajo concretos como entornos con grandes volúmenes de documentación.
Para responder a la variedad de documentos que se manejan en almacenes y muelles, los escáneres RICOH fi Series procesan lotes mixtos sin tener que separar previamente la documentación por tipo o formato. Esto simplifica el trabajo de los operadores y acerca la captura al lugar donde se genera o recibe la información.
El ecosistema PaperStream complementa estos equipos: permite optimizar las imágenes capturadas y aplicar procesos de reconocimiento, separación y clasificación documental, extracción de información y generación de metadatos para su tratamiento posterior.
De este modo, la captura, el reconocimiento y la automatización forman parte de un mismo flujo para convertir documentos en información disponible para los sistemas y procesos de la organización.
La calidad del dato como base de la IA
A medida que crece el uso de ERP, WMS, servicios cloud, automatización, analítica e inteligencia artificial, cobra más importancia la calidad de la información que alimenta esos sistemas. En logística, parte de los datos sigue teniendo su origen en documentos físicos o semiestructurados.
PFU sitúa la captura documental al inicio de esa cadena. La compañía cuenta con más de seis décadas de experiencia en tecnología de escaneo y más de 15 millones de escáneres vendidos en todo el mundo, e incorpora tecnologías orientadas a mejorar la calidad y precisión de la información capturada.
Jesús Cabañas concluye que la IA depende de la información que se pone a su disposición y que, en logística, el papel y lo digital conviven. Añade que el papel de la compañía es ayudar a capturar esa información con calidad desde el origen, de forma sencilla para el usuario, e incorporarla a los procesos cuando se necesita.
La noticia en cifras
| Cifra | Dato al que se refiere |
|---|
| 21,1 % | Empresas españolas de 10 o más empleados que utilizan tecnologías de inteligencia artificial, según datos del INE correspondientes al primer trimestre de 2025. |
| 12,4 % | Porcentaje del año anterior citado para comparar el uso de tecnologías de inteligencia artificial entre esas empresas. |
| 63,6 % | Empresas que utilizan software ERP, según los datos del INE citados. |
| 44,3 % | Empresas que utilizan servicios cloud de pago, según los datos del INE citados. |
| Más de seis décadas | Experiencia de PFU en tecnología de escaneo, según la noticia. |
| Más de 15 millones | Escáneres vendidos en todo el mundo por PFU, según la noticia. |
Preguntas sobre la noticia
¿Qué permite hacer PaperStream Capture Pro?
Permite capturar y procesar documentos de forma inteligente para mejorar la precisión y fiabilidad de la extracción de información, incluso en documentos de baja calidad.
¿Qué tipo de documentos pueden procesarse en logística?
Albaranes, facturas, pedidos, etiquetas, documentos de transporte y justificantes de entrega, entre otros.
¿Qué aportan los escáneres RICOH fi Series en almacenes y muelles?
Permiten procesar lotes mixtos de documentos sin separarlos previamente por tipo o formato.
¿Qué funciones ofrece el ecosistema PaperStream?
Permite optimizar imágenes y aplicar procesos de reconocimiento, separación y clasificación documental, extracción de información y generación de metadatos.
Si (
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